我电脑资料文件整理术V1.0

一直有用户咨询电脑文件应该如何整理，分享一下去年完成V1.0的版本，做过几次培训和公开分享，这东西要是写得详细一点，可能要单独出本书才行。这个版本包括一些基本的整理要点，等有空的时候，再对这个V1.0版本进行升级。

正文

在整理你的电脑之前，先考虑一个问题：如果你的电脑现在突然硬盘损坏或丢失，你最后悔没备份的内容有哪方面？

就从这方面开始整理，自己平时的整理规则是按关联性进行分类的：

1 个人文件：长期积累，一旦丢失就直接影响工作，比如程序员的个人程序、日记、小说、照片、个人作品、各种聊天记录、密码，相关的各种证件、银行卡的照片和扫描件。

主要文件是指跟工作、个人相关的文件，最大的特色应该是自己或其它人创建，网络找不到的文件。

比如自己的工作文件、个人的资料总结、家庭相关的照片、视频，这种东西应该是重要程度最高的，一旦丢失就无法找回。

2、工作文件：个人工作记录、公文、项目文档、客户和供应商清单，各种文档和报表。丢失后还可以从公司其它人手中找到一些基础格式。

3、整理后的资料：在网上或工作中积累的素材或资料，经过长期整理而成。

音频、视频、照片、电子书

4、下载的大量相关资料-未整理：

大量的电影、歌曲、照片、电子书、APP、游戏、程序

第一类 个人文件

对于文本类的内容，最好使用笔记类软件，把相关的文本或重要文件放到笔记软件中进行同步，比如印象笔记、有道云笔记、为知笔记。按类似建立不同的笔记本，然后在文件中建立加上不同的Tag （标签），通过软件进行寻找。

管理笔记的主要是靠习惯，特别是定期整理的习惯。实际上当你定期整理之后，不段的更新自己的知识树和思维导图，真正的用的内容并不是太多。

方向：

对知识应该有重点，并不是所有看到的好东西都需要收集，不是你关注的方向，可以舍弃。如果真是特别有用的东西，可以缩短一下记录下来，加个合适的Tag。绝大数的情况是当你开始关心这个方面时，你会发现能找到更多更好的资料。

不是保存好的内容，要保存对你有用的内容。

通用建议：

分类：刚开始时不需要分的太细，只需要分大类。当笔记多到一定程度后，再根据情况进行细分。 笔记本：印象笔记现在最多支持250个笔记本，可以按标题进行排序，我通常用数字把最常用的几个或当前的项目排在前面。 标签：印象笔记的标签可以支持多级，直接拖拽就行。 标题：印象笔记的标题很重要，在标题上加入一些具体处理方式，比如行动、计划、创意、点子、资料之类的关键字，搜索时效果会更好。另外新建笔记时可以按地点或按日历上的事件来创建，印象笔记会能根据事件名称来创造标题。 搜索：印象笔记可以保持搜索条件，最好把一些经常用的搜索条件都保存起来。

当天整理：

收集：通过各种方式快速收集自动存放在默认笔记里，不需要马上分类。 精减：一篇文章没必要一字不差的保存，只需要保留有用的部分或自己整理总结的内容，最好把出处、作者加上，以备将来查询。

排版：别在意排版：不用浪费太多时间在排版上，有用的是内容。

提醒：笔记可以按内容或要求加上定期提醒，到时间后进一步处理，防止自己忘记。

定期整理（以周或月为单位）： 合并：把几个内容相差不多的笔记，重新整理后合并成一条笔记。

输出：定期把某一标签中的相关文章用自己的话重新写篇文章，这样会减少大量的笔记数量。

链接：所有相关的记录最好能统一在同个笔记中。可以模仿wikipedia 把印象笔记变成资料库，多用“记事链接”功能。

删除：定期删除、封存已经完成的或不需要的笔记

适度：控制一下别花太多时间在整理上，笔记以实用为主。

第二类工作文件

工作文件：个人工作记录、公文、项目文档、客户和供应商清单，各种文档和报表。丢失后还可以从公司其它人手中找到一些基础格式。

别存放在系统盘中，按统一按规范文件、文件夹重新命名，规则如下：

一、文件的命名规范

文件命名的结构：项目命名词（或项目编号）文件命名词日期_V版本号.文件后缀

例如：XX项目投标文件20150412_V1.0.doc

文件名称由四部分组成：第一部分为项目名称或编号，第二部分为文件的描述，第三部分为当前文件的日期，第四部分为文件阶段标识加文件后缀。

如果是同一版本同一阶段的文件修改过两次以上，则在版本标识后面加以数字标识，每次修改数字加1； 当有多人同时提交同一份文件时，可以在版本标识的后面加入人名或缩写来区别。

二、文件夹的命名规范

标准的文件夹命名结构：文件夹名称日期日期。

举个文件夹命名例子：PrjPC PIS Project20151112_。第二个下划线后为空，等待工作结束时，添加工作结束的日期。

经过这样的命名，首先自己通过建立文件夹把文件进行整理和分类，便于自己的查找和使用；其次，在使用Windows的查找或者其他查询工具（如Everything）搜索的时候，会比较方便容易的查询出想要的文件；更重要的是，培养自己整理文件的习惯,四是可以知道文件的操作日期，这个日期可以是创建日期、修改日期。

为了更好的整理自己的文件，可增加了几个特殊的符号，用于标识不同状态的文件：

• ！（叹号）——标注重要的文件或者文件夹
• #（井号）——标注等待处理的文件或者文件夹
• @（@号）——标注正在处理的文件或者文件夹

对那些处理完毕的文件，应该放在合适的文件夹当中，因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用，是作为文件命名的首字应用，如此一个文件夹中，标注特殊符号的文件会排列在一块，查找和使用起来会比较方便。

三、电脑桌面的清理

电脑系统里增加新的文件时，先把文件放在桌面中一个临时的文件夹（可以每天修改当天日期），然后对收集的新文件进行处理，处理完成后，归档到不同的文件夹当中。如果需要持续多天进行处理的话，就一直放在桌面，直到处理完成。文件处理的过程，就相当于清理桌面的过程。

1）将每天最后的15-20分钟留出来，在对工作有清晰记忆的时候，尽可能将头脑中的事情都记在总清单中，同时对桌面文件夹进行清理，尽可能的把文件清理掉。没什么价值的文件，直接删除；那些有些价值的文件，处理完毕后，归档到不同的文件夹当中。处理中的、待处理的文件，放到一个待处理的文件夹中，随时的警告自己，要尽快的处理，留给自己一个清洁的桌面。

2）下班前状态最低迷，适合做规划。把指定规划的时间从每天早上，挪到每天快结束的时间来做。

四、备份原则

重要的文件一定要有备份：可以遵循三份原则，备份最好存放在不同途径中，如：电脑、移动硬盘、U盘和网盘，备份的频率最好是每天，最差是每一周或二周，出现意外时也能评估损失。

五、搜索

Windows平台：

（1）下载everything ，直接在里面搜索关键字

（2）善用windows自带的搜索功能

• 星号（）: 星号在文件中代表任意的字符串。比如搜索.doc，就可以搜索到当前目录及子目录下所有以 doc 作为后缀的文件。搜索*ese，就可以搜索以ese结尾的所有单词，例如：Chinese，Japanese, etc。
• AND(大写)：搜索结果中必须包含所有关键字；
• OR（大写）：搜索结果中必须包含任一关键字；
• 下拉窗格中还可以对搜索条件进行筛选：1,修改日期；2,大小

第三类、第四类文件

音频文件：

苹果平台用itunes

1.尽量下载320kps的整张专辑，全都放到一个文件夹并导入到itunes； 2.可以在豆瓣下载专辑图片； 3.统一演唱者、专辑名称两类信息 4.可以专门建一个播放列表专门给手机同步用

用foobar管理：

1、MP3文件用mp3tag下载歌曲信息 2、用last.fm、douban等资源搜索。 3、在foobar列表里管理，分成若干种类列表 4、使用foobar的自动填充值功能修改现有歌曲信息 5、文件操作很方便，选中一个歌曲，ctrl+c复制，再粘贴的时候，如果是在文件夹里，就会直接复制 6.可以专门建一个播放列表专门给手机同步用

专业强一点，可以按下面格式整理所有音频文件： [ALBUM ARTIST][RELEASE DATE][ALBUM TITLE][TRACK#]TITLE.EXT

图片、视频

一般用户：

• 个人用户可以把硬盘所有图片直接导入Picasa进行统一整理
• 在线图片用花瓣，有浏览器插件 http://www.huaban.com/

Picasa:

1、用年份月份日期-地点-事件建立的文件夹树 2、用picasa全盘扫描一次 3、慢慢打标签 4、自动人脸识别的功能，进行标记

专业用户：

• Lightroom
• Flickr付费服务

电子书

用calibre管理硬盘中的电子书，可以在里面通过元数据定义来给书籍加入各种标签。

解决calibre传书中文名变拼音的问题 1. 首选项 - 保存图书到磁盘 - “分别保存封面”“使用OPF文件保存元数据”“将非英语字符转换为对应英语字符”三项 不要勾选 2. 从Calibre传书，不要用“发送到设备”，而是用“保存到磁盘”，路径选择设备的存书目录（Kindle是Documents下），会自动生成以作者名命名的子文件夹。

整理原则

整理电脑上的文件是上很大的工程，千万别想过一次能全部完成，留出足够的时间。

每天留一个标准的番茄钟（25分钟）进行整理，

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